为进一步加强学院材料物资采购管理工作，理顺机制，落实责任，把握关键环节，提高采购质量，避免重复投资，使物资采购达到公开化、规范化，特制定本制度。
一、总则
第一条 物资采购要坚持服务教学、教学优先的原则，切实满足教学部门的需要。
第二条 物资采购实行全院集中采购，由采购部门负责，相关部门参与的原则。
第三条 采购人员要做到责任心强，忠于职守，业务熟练，肯于吃苦，作风正派，不徇私情，每次采购原则上要求两人以上。
第四条 采购要坚持勤俭节约；分清轻重缓急，合理使用资金；熟悉产品性能及需求量，避免重复采购或不能满足需要而造成浪费。
第五条 保证物资采购的质量及售后服务，要注意设备仪器的性能、配置、使用年限、保修承诺等都要达标，以满足使用要求。
第六条 物资采购包括办公设备、家具、行政办公用品，教学设备、仪器及材料等物资。
二、采购申请与审批
第七条 每学年末资产管理处对各部门下达新学期采购计划上报通知，对于办公及教学仪器设备、易耗品、维修备件每学期集中采购一次，避免零散采购、浪费人力物力的采购原则。
第八条 各部门应从本部门实际工作需求出发，依据通知要求上报新学期需求计划申请。申请部门要详细填写请购材料的品名，规格及型号、功能、数量，需用日期及注意事项等，需安装调试的应重点加以说明；经分管院长审核通过后上报资产管理处；教学、办公用设备仪器实行学期末统一申报的方式，审批通过后集中采购；审批计划之外原则上不再购买，如特殊需要，应上报情况说明并提交院长办公会审批。
第九条 对每学期各部门计划外突发性、临时性的小额采购需求（原则上在2000元以下），需填写采购申请，经部门主管领导批准后统一上报资产管理处审核。
第十条 资产管理处对上报的采购计划，要会同教务及相关部门，从计划的实际需求程度、可行性、实用性、经济成本等角度出发，到各使用部门进行实地踏查、核实后形成采购计划上报院长审批。
第十一条 各部门提交的申购计划，未被批准购买或院内调剂的设备，由资产管理处将复核结果及时反馈给各部门，以便各部门安排工作。
三、采购程序
第十二条 物资采购必须要公开透明，避免暗箱操作，采购总价在一万元以上的物资都要实行公开招标（招标方不得少于3家）。采购一万元以下的物资也要进行市场调查，货比多家，择优选购。
第十三条 对于每学期末审批通过的采购计划，采购部门要在假期安排采购，并在开学前安装、调试、购买完毕，确保开学正常使用。对于随机的采购任务，原则上一般物品要在计划批准后三个工作日完成，大宗物品要在五个工作日完成，对于紧急需要可以根据实际情况加急采购。
第十四条 采购部门要组织由两人以上的采购团队，对于专业性较强的材料物资，要由计划申请部门委派一人协助购买，从专业性能角度把关。
第十五条 采购部门在完成采购任务后，要将采购计划、合同交纪检部门、资产管理处和财务部门各一份，采购部门要做好采购档案的建立和完善工作。
四、材料物资的入库、领用
第十六条 由资产管理处及使用部门对所购物资共同验收，由资产管理处办理入库手续，签署验收单。
第十七条 资产管理处按照合同约定的技术指标、配备标准、价格、数量、安装调试等情况进行认真核对，对货物的合格证、信誉卡、保修卡在延寿货物的同时一并收取。
第十八条 对于不便于入库的大宗设备、低值易耗品等，采购人员可直接将采购物资直接运至使用地点，由资产管理处、使用部门和纪检部门进行实地验收并办理入、出库手续。
第十九条 各使用部门对以采购完毕的申请物资要统一到资产部门办理领用手续。
第二十条 采购人员将已办妥的材料物资验收单、发货票及采购计划单，财务部门经核对齐全、无误后方可按合同付款。
五、采购监督管理
第二十一条 由学院纪检监督部门对采供中心工作建立监督管理制，进行不定期抽检考核。
第二十二条 对超过2万元以上的大额合同，监管部门要参与整个招标过程，监管部门要对对招标采购方式、操作程序、价格、采购质量及公正、公平性等方面进行监管；招标结束后，采购部门要将采购合同的范本提交监管部门存档。
第二十三条 对集中采购计划外采购任务及小额采购的监管。对于采购部门每学期末集中采购的低值易耗品及在学期中发生的临时性采购任务，采购部门要每周要上报采购任务表，监管部门依据学期采购任务报表进行不定期抽查，对采购任务完成的时间、采购质量、市场价格进行市场调查和学院部门走访。
第二十四条 采购部门采取周报帐制度，即每周发生的采购发票要在本周内及时处理完毕，对因结款等特殊原因不能及时开具发票的特殊情况必须附所购物资的数量、价格及资产部门的验收签字等详细清单及说明交财务及监管部门存档。
第二十五条 采购人员严禁收取回扣，不得以任何形式接受供货商的馈赠、宴请，对于难以拒绝的礼品和钱款要上缴党委纪检部门。
第二十六条 采购部门及采购人员对采购物品要严把质量和价格关，如因玩忽职守或把关不严造成采购物资质次价高，采购部门要承担相应责任，并赔偿相应的损失。
第二十七条 采购人员对采购物资的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定程序办理，必须保守学院有关情报和机密，不得与供应商谈及招标的实质问题，不得向招标方透露学院的标底和谈判策略。
第二十八条 对于违反上述纪律要求者，视情节轻重，给予纪律处分直至司法处置。
六、附则
第二十九条 本制度由采购部门负责解释，自公布之日起实施。
